Automatización de tareas para pymes

Las horas que se van en copiar y pegar

Pasar un pedido a una factura. Avisar al cliente de que su encargo está listo. Copiar los datos de un formulario a una hoja. Montar el informe de cada mes. Son tareas pequeñas, pero se repiten cada día y, sumadas, son horas a la semana de alguien que podría estar atendiendo clientes. Y cada vez que se hacen a mano, hay una posibilidad de equivocarse.

Automatizar es conectar las herramientas que ya usas para que esas tareas ocurran solas, y que a ti te llegue solo lo que necesita tu decisión.

Ejemplos

• Cada pedido genera su factura y se la envía al cliente, sin que nadie la escriba.
• Los avisos salen solos: recordatorio de cita, «tu pedido está listo», «te falta este documento».
• Los datos van donde tienen que ir: lo que entra por un formulario aparece en tu hoja, tu programa de gestión o tu agenda.
• Informes que se hacen solos: ventas del mes, citas atendidas, cobros pendientes, cada lunes en tu correo.
• Documentos leídos automáticamente: facturas o albaranes que llegan por email y cuyos datos se extraen sin teclearlos.

Cómo lo hacemos

Empezamos por una lista de las tareas que más tiempo te quitan y elegimos la primera. Antes de automatizarla la vemos juntos paso a paso, porque a veces se puede simplificar antes de automatizar. Después, cada automatización se prueba con casos reales y queda documentada para que sepas qué hace y qué pasa si algo falla.

Trabajo con las herramientas que ya tienes siempre que sea posible; el objetivo no es cambiar tu forma de trabajar, sino quitarle lo mecánico.

Cuánto cuesta

Se presupuesta por automatización, con precio cerrado, y suele ser de las inversiones que antes se recuperan: el ahorro de horas se nota desde el primer mes.